Rachunek od dostawcy i suma zaliczek najemcy opisują różne rzeczy. Rozliczenie mediów zacznij od wskazania okresu i dokumentów. Dopiero potem oblicz różnicę. Sam dodatni wynik tabeli nie przesądza, że druga strona ma obowiązek go zapłacić.
Dopasuj okres do dokumentów
Zestaw daty odczytów, numer licznika, jednostkę, rachunki i wpłaty. Odczyt z połowy miesiąca nie staje się automatycznie stanem na jego koniec. Jeśli rachunek obejmuje także czas poza najmem, pokaż sposób przypisania kosztu i dane, na których się opiera.
Sprawdź ustalenia o opłatach w umowie. Czynsz najmu, opłaty stałe dostawcy i koszty zużycia pokaż oddzielnie. Nie dziel całego rachunku przez liczbę dni, jeżeli poszczególne pozycje wymagają innego sposobu przypisania.
Policz przykład jednego okresu
W fikcyjnym przykładzie zgodne odczyty wskazują zużycie 12 m³. Umowny koszt jednostki wynosi 15 zł, a przypisane opłaty stałe 30 zł. Wszystkie kwoty są ilustracyjne.
| Składnik | Obliczenie | Kwota |
|---|---|---|
| Zużycie | 12 × 15 zł | 180 zł |
| Opłaty stałe | Według przyjętego dokumentu | 30 zł |
| Koszt razem | 180 + 30 | 210 zł |
| Wpłacone zaliczki | Trzy wpłaty po 60 zł | 180 zł |
| Różnica arytmetyczna | 210 - 180 | 30 zł |
Do sprawdzenia rachunku służy kalkulator odczytów i zaliczek. Nie dobiera on taryfy ani sposobu podziału między lokatorów. Zapisz w zestawieniu, kto potwierdził odczyty i które wpłaty przypisano do okresu.
Pokaż korektę zamiast nadpisywać wynik
Jeśli dostawca później zmniejszy koszt okresu o 18 zł, przygotuj wersję drugą: koszt 192 zł, zaliczki nadal 180 zł, różnica 12 zł. Zachowaj poprzedni wynik oraz numer korekty. Sprawdź osobno, czy pierwotne 30 zł zostało już rozliczone, aby nie żądać ponownie całej kwoty.
Udostępnij drugiej stronie zestawienie z wyjaśnieniem pozycji. Spór o podstawę obciążenia wymaga oceny umowy i przepisów; tabela porządkuje rachunek, nie zastępuje tej oceny.
Przy końcu najmu odrębnie przygotuj dokumenty dotyczące kaucji. Rozliczenie mediów powinno nadal wskazywać własny okres i dokumenty, również gdy strony omawiają obie sprawy na jednym spotkaniu.
Dane rozliczenia do skopiowania
Do zestawienia dołącz poniższy nagłówek. Dwie wersje z tym samym okresem można wtedy rozróżnić po dokumentach i dacie korekty. Wypełnij pola przed wpisaniem wyniku kalkulatora.
ROZLICZENIE MEDIÓW - robocza wersja: ........
Lokal / oznaczenie sprawy: ........
Okres kosztu: od ........ do ........
Licznik i jednostka: ........
Daty odczytów oraz dokument ich potwierdzenia: ........
Rachunki / korekty: ........
Wpłaty zaliczek uwzględnione w tym okresie: ........
Poprzednie rozliczenie tej samej sprawy i wypłacone kwoty: ........
Pozycje wymagające wyjaśnienia: ........Nie dopisuj drugiego kosztu na podstawie rachunku korygującego bez wskazania, czy zastępuje on pierwotną kwotę, czy pokazuje samą różnicę.